المذكرة الإدارية المصلحية

    المذكرة الإدارية (المصلحية)

              المذكرة المصلحية وثيقة داخلية للمصلحة بواسطتها يعطى الرئيس تعليماته لمرؤوسيه حول مشكل خاص يتعلق إما بأنشطة المصلحة أو بالسير العام لها، وتبقى هذه التعليمات سارية المفعول إلى حين صدور مذكرة جديدة لإلغائها بصفة صريحة أو ضمنية. وبهذا تشكل المذكرة المصلحية أيضا جزءا من زمرة الوثائق المسماة "بالتعليمات" ويمكن أن توجه إلى كافة العاملين في المصلحة أو إلى فئة معينة من هؤلاء، كما يمكن اتخاذها على مختلف مستويات التسلسل الإداري، حيث يتوجه بها كل مسؤول إلى مرؤوسيه المباشرين.

              تقديم المذكرة المصلحية : وتخضع المذكرة المصلحية لكافة قواعد التقديم العامة المتبعة في الوثائق الإدارية الأخرى مع الاحتراز في هذا الصدد ببعض مميزاتها الخاصة :

-    بيان المصلحة المصدرة للوثيقة

-    مكان وتاريخ الإرسال

-     رقم التسجيل، يجب تسجيل وترتيب هذه الوثيقة، وتدرج هذه الإشارة في أعلى الركن الأيمن أسفل الرأس كما يمكن إدماجه في العنوان مثلا :

مذكرة رقم .... بتاريخ ....

-     العنوان "مذكرة إدارية". ويكتب وسط الصفحة مردف بالرقم الترتيبي للمذكرة وعند الاقتضاء بالتاريخ إذا لم يوضع في مكان آخر.

-  الموضوع : يمكن إدماجه في العنوان أو كتابته على حدة أسفل الاكتتاب بنفس الطريقة التي يكتب بها الموضوع في الرسالة الإدارية.

-     نص الموضوع : يخضع للقواعد العامة للتحرير الإداري، ويجب أن يكون الأسلوب غير شخصي لإعطاء طابع استمرارية التعليمات الواردة في المذكرة، وإذا وجب أن تكون المذكرة طويلة، فيمكن أن تحتوي على عناوين، وعناوين جزئية لتمييز فقراتها.

-     التوقيع : ويعتبر ضروريا لصلاحية الوثيقة، وينبغي أن يحترم وضعه التدابير المشار إليها في الرسالة.

              وعندما توجه المذكرة إلى كافة الموظفين تكون صيغة الإرسال غير ضرورية، أما في الحالة المعاكسة فيجب ذكر مهمة المرسل إليهم.

              مثلا : مذكرة

              إلى السادة رؤساء المصالح

              ويمكن أن توجه المذكرة عند الاقتضاء "قصد الاطلاع على أشخاص غير المعنيين بتطبيقها، أما المرسل إليهم المعنيين بالأمر فيتلقونها "للاختصاص".