المذكرة الشفوية للمراسلة الدبلوماسية

المذكرة الشفوية للمراسلة الدبلوماسية  

              تكون هذه المذكرة وثيقة خاصة من وثائق المراسلة، وهي لا تخضع في بعض جوانبها لقواعد التحرير الإداري.

              يعطى اسم "مذكرة" بصفة عامة إلى مجموع المراسلات المتبادلة مع البعثات الديبلوماسية ودون أن نتطرق إلى تفصيل "المذكرة الرسمية" وجوانبها الخاصة (بصفتها مذكرة جماعية وموحدة إلخ..) نشير فقط إلى خاصيات المذكرة الشفوية التي هي وثيقة جارية وتتبع قواعد تقديم المذكرة الرسمية.

              تستعمل المذكرة الشفوية لتوضيح بعض نقط المناقشة، أو لاختصار محادثة هامة أو لتبليغ بعض الأخبار، كما أنها تحرر بصيغة الغائب وتتبادل من مصلحة إلى أخرى، ومن سفارة إلى وزارة الشؤون الخارجية للبلد المستقبل وتحرر على الورقة الحاملة للرأس بدون موضوع أو مرجع وبدون صيغة النداء المنفصلة عن النص. وتبدأ بصيغة المجاملة، كما تحمل رقم التسجيل الذي يوضع أسفل بيان المصلحة.

- مثال لصيغة المقدمة : "إن سفارة فرنسا تقدم تحياتها إلى وزارة الشؤون الخارجية للملكة المغربية ويشرفها بأن تبلغها أن ..."

- مثال لصيغة الخاتمة : "إن سفارة فرنسا تنتهز هذه الفرصة لتجديد فائق اعتبارها لوزارة الشؤون الخارجية".

         التاريخ في الوثيقة مع بيان          على السطر الموالي لآخر سطر بالنص، كما أن هذه المذكرة لا توقع إلا بالحروف الأولى وتحمل خاتم السفارة. وكما هو الشأن في الرسالة الشخصية يوضع اسم وعنوان المرسل إليه في أسفل يمين الصفحة الأولى.