سلامة ممتلكات نزلاء الفنادق

مفاتيـح الغرف الفنادق

       ينص القانون على اعتبار مالكي الفندق أو أصحابة مسؤولين عن ممتلكات جميع الأفراد الذين تم لهم حجز خدمات الإقامة، ويجب إيداع جميع الأشياء الثمينة في خزانة الفندق، أما ما يمتلكونه من تبعيات وملابس ومتاع فمن الطبيعي الاحتفاظ بها في غرفهم لزوم إقامتهم.. ويكتسب أمن وسلامة هذه الغرف أهمية قصوى.. إن مفاتيح الغرف يحتفظ بها مكتب أو مسؤول الاستعلامات enquiry clerk أو أخصائي الاستقبال في الفنادق الصغيرة في عيون الخزانة pigeonholed أو رفوف مرقمة number racks وهناك – غالباً – أكثر من مفتاح للحجرة الواحدة، وخاصة في المنتجعات الفندقية التي قد يشارك أفراد من مجموعة سياحية سكنى حجرة واحدة فيها.

       يجب أن نشجع الضيوف على ترك مفاتيح حجراتهم لدى مكتب الاستقبال قبل مغادرة الفندق، فلا يحملوها معهم، ولكل مفتاح مكان مخصص له موضح به رقم الحجرة المكتوب أيضاً على المفتاح ذاته، وعادة ما تكون هناك لافتة أو بطاقة باسم عنوان الفندق مصحوباً برجاء إعادة المفتاح، ويتولى الفندق دفع تكاليف البريد ويقوم مكتب البريد بجمع نفقاته المطلوبة لدى تسليم المفتاح.. وعلى عاتق المكلف بحفظ مفاتيح الحجرة مسؤولية التأكد من إعطاء المفتاح للضيف الذي يشغل نفس الحجرة وليس لأحد سواه، وهناك استثناء واحد لهذه الحالة فقد يكون المسؤول عن إحدى المجموعات السياحية هو الذي يتولى هذه المهمة شخصياً بالنسبة لمجموعته.

       وعندما يطلب النزيل مفتاح غرفته من مكتب الاستعلامات فمن المهم التأكد من شخصيته ومن الطبيعي أن يطلب مفتاحاً بالرقم المسجل للغرفة، فإذا سأله مسؤول الاستعلامات عن اسمه فمن الممكن مراجعة الاسم مع الغرفة الصحيحة بسؤال الفهرست المرئي visual index الذي يتطلب الأمر تسجيل

أحدث الأسماء من الوافدين إلى الفندق من ضيوف أبجدياً.. مع العناية بصحة الأسماء وخاصة عندما يشترك

أكثر من فرد لهم أسماء مختلفة سكنى نفسه الغرفة وتجب مراجعة هذا الفهرست – كاحتياط واجب – لدى طلب أي مفتاح، حتى وإن وجدت بطاقة للمفتاح لتساعد في تحديد هوية الضيف مع رقم حجرته، وهذه المراجعة توفر على الضيف حيرته – كثيراً – عندما يقيم المسافر في عدة فنادق في مدة ما قبل وصوله، فيختلط عليه الأمر في معرفة وتذكر الرقم الأخير وكلما ازدادت يقظة الضيف وزاد حجم البطاقة المرفقة بالمفتاح كلما قل احتمال احتفاظه بالمفتاح، وإذا حدث فنادراً ما يضيع منه لأنه يدرك المتاعب المترتبة على ذلك، ومن السهل على شخص افتقد الضمير أو ضاعت منه القيم أن يدخل الفندق ومعه المفتاح – باسم وعنوان الفندق ورقم الغرفة البارز المنقوش عليه – ليتوجه إلى الغرفة ويسرق ما فيها من محتويات تتعلق بالنزيل.. هذا يعني – ببساطة – أن فقد المفتاح يعني في نفس اللحظة – أن الغرفة لم تعد آمنة ويتحمل مدير الفندق - قانوناً - ضياع أو تخريب ممتلكات النزيل، ومن هنا كان من الضروري حالما يفقد المفتاح أن يقوم مالك الفندق بحماية الغرفة وتأمينها من أي اقتحام غير مأمون ويتم ذلك بتغيير قفل الباب والمفتاح ولا يكتفي باستبدال المفتاح المفقود بآخر من الاحتياطي فلدواعي السلامة والأمن يجب فوراً تغيير القفل.

      

إن بعض الفنادق الحديثة تعمل على تركيب مفاتيح أقفال تعمل بالنظام الالكتروني وصولاً إلى التغلب على مضايقات فقد المفاتيح والمشكلات المترتبة على فقد عناصر الأمن والطمأنينة.. هنا يعطى (الضيف) شاغل الغرفة بطاقة من البلاستيك رقمت عشوائياً – هناك (4 بليون) مجموعة من الأرقام المؤتلفة – لتدرج في لوحة بمكتب الاستقبال ولا يوضح رقم الغرفة على المفتاح الذي يتلاءم مع قفل الباب عند إدخاله فيه ويتوافق قبل أن يفتح الباب، أما المفتاح السابق الذي لا يقدم المعلومة الصحيحة لفتح الباب فيصبح غير ذي فعالية وذلك لأنه عندما يراجع الضيف مفتاحه الجديد وتقدم له البطاقة من البلاستيك فهو يبطل المفتاح السابق ويعيد برمجة قفل الباب الخاص به. ويعد المكتب الأمامي للوحة الكونترول والمدارة بمعرفة العاملين المختصين حسب الأنماط المختلفة للمفاتيح العمومية (الأصلية) التي يطلبها العاملون المفوضون بذلك.

المفاتيح العمومية:

       لكل قفل مفتاح عمومي ذو نوعية خاصة، وينطبق هذا المبدأ على غرف النوم التي يشغلها ضيوف الفندق، وتحتفظ إدارة الفندق بهذه المفاتيح لطلبها إذا احتاج الأمر.. مثلاً: لدى مرور المشرفات على خدمة الغرف لتنظيف ما خصص لها من غرف ولا يوجد استثناء لاحتفاظ الإدارة بجميع المفاتيح العمومية عدا حالة واحدة هي مخزن المشروبات الكحولية حيث تصر بعض الفنادق على استخدام مفتاح واحد فحسب وتقع هذه المسؤولية  على عاتق مدير الأغذية والمشروبات وحده.

       ومن القواعد العامة أن تكون جميع أقفال الأبواب في قسم معين لغرف نوم النزلاء ذات نمط خصوصي تختلف في وحداتها ولكن تتوحد في مفتاحها العمومي بمعنى أن مفتاح كل غرفة يختلف عن الآخر ومفتاح الغرف البديل العمومي واحد Sub – Master Key تحتفظ به المشرفة على الغرف chambermaid لتتمكن من فتح جميع الغرف أما المفتاح الآخر الذي به تفتح جميع غرف النوم لمختلف الأقسام فيحمله مساعد خدمة الغرف assitant housekeeper لكي تقوم بالمرور على موقعها في مسؤولية الغرف ( لكي تضطلع بمسؤوليتها في خدمة الغرف) أما المفتاح العمومي لجميع غرف النوم في الفندق فيحتفظ به – عادة – رئيس قسم الغرف head housekeeper والثاني منه (النسخة الثانية) يحتفظ بها مدير الفندق.

       إن جميع المسؤولين عن المفاتيح العمومية master keys مسؤولون تماماً عنها ولا يسمحون لغيرهم باستعمالها ولا يقومون بفتح أي باب لأي فرد آخر دون تفويض كامل بهذا العمل، فإذا قام الضيف بإقفال حجرته وترك المفتاح داخل غرفته أو فقده فإن مكتب الاستعلامات أو أخصائي الاستقبال من واجبه إعطاء مشرفة الغرف التفويض بفتح الباب بعد التحقق من شخصية الضيف وإذا تطلب الأمر دخول مسؤول الصيانة للغرفة فإنه يتم توجيه مسؤول خدمة الغرف housekeeper للمشرفة على الغرفة room – maid لفتح الغرفة.

       إن الهدف من تركيب أقفال الغرف – من ناحية أخرى – هو لغرض نبيل، وإذا استخدم المفتاح لتحقيق دخول إحدى الغرف سواء كانت غرفة أحد النزلاء أو غرفة حفظ البياضات، المغسلة، أو أي غرفة أخرى وجب إقفال الغرفة فور أداء المسؤول عن الخدمة لمهمته ومغادرته لموقع العمل والاستثناء الوحيد لهذا المبدأ هو في حالة إعداد مشرفة chambermaid الغرفة الخالية لإعادة إيجارها.. هنا تترك الباب مفتوحاً لمسؤول الغرف housekeeper لتفتيش ومراجعة الحجرة مسبقاً لإبلاغ أخصائي الاستقبال بهدف تأجيرها.

أنواع المفاتيح العمومية:

       المفتاح العمومي الرئيسي Grand master يفتح جميع الأقفال الخاصة بالفندق ويحتفظ به مدير الفندق، والمفاتيح العمومية تحفظ لدى رؤساء الأقسام. مثلاً: يحتفظ به مدير الأغذية والمشروبات بأحدها للبارات، المكاتب، المخازن، أما المفاتيح الرئيسية البديلة master keys Sub فهي لفتح مجموعة من

الأبواب فحسب، فترسل – على سبيل المثال – هذه المفاتيح إلى مشرفات الغرف للتمكن من دخول ما خصص لهن من غرف – فحسب – لتنظيفها، أما المفاتيح العمومية الأرضية فتفوض مسؤوليتها إلى مساعدة خدمة غرف الدور الأرضي assistant or floor housekeeper لتتوافق مع أقفال غرف الدور أو الطوابق المسؤولين عنها.

       وفي غرف كثير من الفنادق الحديثة، يوجد قفل على الباب يدمج به قفل آخر للحراسة ليلاً يركب داخلياً على هيئة مزلاج يحركه الضيف ليمنع أي تطفل أو اقتحام مرفوض، ولا يؤدي استخدام مشرفة الغرف للمفتاح  العمومي البديل إلى فتح الباب حتى يعيد الضيف القفل الإضافي إلى وضعة المعتاد أو يستعمل المفتاح العمومي.

       من الواضح – إذن – عدم إمكانية غلق أي غرفة من الداخل بصفة قاطعة ما لم يكن الضيف يعاني من حادثة أو مرض. إن بقاء غرفة مقفولة بهذه الصورة دون استجابة لأي طرقات على الباب لا يترك وشأنه، فقد يكون الضيف مريضاً أو متوفى. والطريقة الوحيدة – هنا – لفتح الباب هي استخدام المفتاح العمومي الذي يحتفظ به – عادة – لدى رئيس قسم الغرف والذي (التي) لديه تفويض بفتح الباب. مع الحفاظ على سرية Privacy الضيف حتى يتضح طارئ من الطوارئ مثل المرض أو الموت المفاجئ.

       وبمجرد إعادة قفل الحراسة الليلي إلى وضعه فلا يسهل دخول الغرفة إذا وضع النزيل سلسلة الأمان.. التي يمتد طولها ليسمح له بمشاهدة الوافد إليه ولكن لا يمكن اقتحام الغرفة أكثر من المدى الذي تسمح به السلسلة وفي حالة بقاء الضيف دون دفع ما استجد من نفقات إذا أصر الضيف على البقاء واستخدام هذه الطريقة بعد نهاية إقامته، يمكن أن يتصل به مدير الفندق ليقنعه بالدفع ويعالج الأمر.

استبدال المفاتيح المفقودة:

       يتوفر لغرف نوم الضيوف أكثر من مفتاح. قد يصل عددها – لكل غرفة – إلى أربعة، ويجب أن يكون أحدهما باقياً ليستخدم cut key حيث تستخرج نسخة منه بمعرفة المهني المختص بهذه العملية وقد يكون لدى الفندق الآلة الخاصة به، أو يلجأ إلى المختص خارج الفندق، وفي جميع الحالات يجب أن يكون هناك مفتاح من نفس النمط لاستخراج آخر جديد. يكون مختلفاً – بدرجة خفيفة – عن الأصلي مما يلزم تجربته أكثر من مرة ليتلاءم مع قفل الغرفة.

       وبوجه عام فلكل مفتاح ترقيم خاص به، يختلف عن ترقيم الغرف من حيث الشفرة الخاصة بكل منها، وتقتضي دواعي الأمن أن يكون مسؤول الأمن هذه المهمة، أن الأمر باستخراج مفتاح جديد يصدر من المدير أو مساعده فحسب وبطريقة قانونية.. كحق مميز يملكه أحدهما.