عناصر التفويض انواع التفويض

عناصر التفويض:

تطفو الحاجة إلى التفويض من خلال كبر حجم المؤسسة وزيادة الأعباء على المدير مما يعني عدم قدرته على القيام بهذه الأعمال أي لابد من وجود أشخاص آخرين يتعاونوا على القيام بهذه الأعباء من المعلمين ذوي الكفاءة القادرين على القيام بإنجاز العمل، وتتضمن عملية ثلاثة عناصر هي كالتالي الواجبات والسلطة والمسئولية والأخيرة تقع على كلا من المفوض أو المفوض إليه.

ومن هنا فإن العملية بكاملها تنطوي على ما يلي:

1.     تكليف شخص بأداء عمل معين، وتزويده بالمعلومات العامة بشان أسلوب أدائه.

2.     إعطاء السلطة في استخدام الوسائل المختلفة – آلات، مواد، رجال، أموال – لأدائه.

3.     إحاطة الأفراد الآخرين- الذين لأعمالهم صلة مباشرة أو غير مباشرة بعمله – علما بما أعطي لهذا الشخص من سلطات.

4.     تحميل هذا الشخص بمسئوليته تأدية هذا العمل بالكفاءة المطلوبة وفي التاريخ المحدد.

·        السلطة:

يحتاج كل شخص مسئول إلى قوة تجعل الأخرين يقومون بتنفيذ الأعمال المرادة هذه القوة تسمى السلطة ويرى (سليمان) أن السلطة، هي التي تعطي للتنظيم الإداري شكله الرسمي وللقائمين عليه القوة التي تمكنه من اتخاذ القرارات لتحقيق أهداف المؤسسة أو المنظمة، ولذا فإن السلطة تمثل القوة الرئيسية للمنظمة، على أنه ينبغي أن لا تستعمل هذه السلطة أو القوة استغلالاً سيئاً كأن يصدر المدير أو من يتولى رئاسة المنظمة ما يحلو له أو ما يروق في نظره من الأوامر والنواهي.

ويضيف (سليمان) أن التجارب أثبتت أن القيادة التسلطية أو الإدارة التسلطية الصارمة، لا تخلق إلا نوعاً من السلوك المعتل في المنظمة، يتمثل في التحايل والنفاق وعدم الولاء، بل قد تؤدي أحياناً إلى الاستهتار واللامبالاة والتخريب.

قواعد وتشريعات التفويض:

إن عمل المدير كإداري ناجح يحتاج منه أن يتبع بعض اللوائح التنظيمية والتشريعات القانونية وذلك لتحديد الواجبات والمسؤوليات تبعاً للسلطات المخولة للمديرين من أجل أن يحقق التفويض أهداف المؤسسة التعليمية بفعالية، وهو ما يتفق مع (بسيوني).

أولاً: استناد التفويض إلى نص قانوني.

ثانيا: أن يكون التفويض صريحا. حيث لا يحوز افتراض التفويض أو اللجوء إليه بطريق القياس أو التماثل ولكن لابد من إجازة المشرع له بنص قانوني صريح. ويفضل أن يكون مكتوباً كذلك.

ثالثاً: أن يكون التفويض جزئيا (جزئيا التفويض): حيث لا يصح التفويض بجميع الاختصاصات فقط.

رابعاً: عدم تفويض السلطات المفوضة. وتجدر الإشارة إلى أنه لا يجوز أن يتكرر التفويض في ذات الاختصاص من المفوض إليه إلى من هو أدنى منه في الدرجة الوظيفية حتى لا تضيع المسئولية.

خامساً: وجود ضوابط للعلاقة بين المفوض والمفوض إليه. فمثلا يجب على المفوض الامتناع عن إصدار قرارات تتعلق بالاختصاصات التي قام بتفويضها وذلك لتجنب التضارب والاضطراب فالعمل.. أو قد يحق للمفوض مراجعة القرارات التي اتخذها المفوض إليه في اختصاص معين وذلك للاطمئنان على سلامة العمل تنظيمياً وقانونياً.

سادساً: ألا يكون التفويض محظوراً بالنص. أي يجب ألا يكون التفويض في اختصاص معين قد تم حظره صراحة أو ضمنا بواسطة نص دستوري أو تشريعي.

سابعاً: أن يكون التفويض معلنا. حيث يستوجب إعلان القرار الذي أجاز التفويض.

أولاً: القواعد المتعلقة بالرؤساء:

وضح عدد من المهتمين بالإدارة الأسس التي يجب أن يتبعها القائد (الرئيس) في تفويض السلطة منها ما يلي:

1.     أن يتأكد من أن الآخرين قد قبلوا السلطة المفوضة لهم.

2.     ألا يتدخل بشكل استبدادي ومستمر في تفقد أعمال من أوكل إليه السلطة، بل يجب أن يطور نظاماً رقابياً وتوجيهياً يساعد المفوض له على ممارسة سلطاته بكل سهولة ويسر.

3.     أن يختار الأشخاص ذوي الكفاءة والمقدرة للقيام بما أوكل إليهم من أعمال.

ثانياً: القواعد المتعلقة بالمرؤوسين:

كذلك يجب أن يراعي المرؤوس (المفوض إليه) بعض قواعد وأسس التفويض كالتالي:

1.     مراعاة مبدأ تسلسل السلطة، وهذا المبدأ يتطلب أن يعرف الشخص المفوض إليه السلطة مصدر هذا التفويض والحدود التي تقف عندها سلطاته، وكذلك الشخص الذي يجب الرجوع إليه في حال وجود مشكلة تتجاوز حدود سلطاته.

2.     مبدأ الاستفادة من السلطة، وهو يقوم على أن الشخص المفوض إليه السلطة، يجب أن يستخدمها وأن يمارس صلاحياته بكل وضوح وألا يرجع إلى رئيسه في كل صغيرة وكبيرة.

3.     وحدة الأمر بحيث أن الشخص المفوض إليه يجب أن يتلقى هذا التفويض من شخص واحد لا من عدة أشخاص، كما يجب أن يحاسب على أدائه لما فوض إليه من قبل شخص واحد.

4.     تدريب المرؤوس لفترة زمنية كافية تمكنه من الإلمام بالقوانين واللوائح والتشريعات في نواحي عمله المختلفة، الأمر الذي يساعده على ممارسة السلطة المفوضة إليه بنجاح.

5.     الثقة المتبادلة الرئيس والمرؤوس بحيث يشعر كل طرف بثقته بالطرف الآخر.

أنواع التفويض:

تتعدد صور وأنواع التفويض وفقا للجهات التي كتبت عنه ووفقا لواجهات النظر التي ركز عليها والجوانب التي تناولها والأهداف المراد تحقيقها في علم الإدارة لذلك تعدد أنواع التفويض لتشمل الأنواع التالية :-

1.     التفويض إلى أسفل والتفويض الجانبي.

2.     التفويض الجزئي الكامل والتفويض الجزئي الناقص.

3.     التفويض المشروط والتفويض غير المشروط.

4.     التفويض الرسمي والتفويض غير الرسمي.

5.     التفويض المباشر والتفويض غير المباشر.

6.     التفويض الإلزامي والتفويض الاختياري.

7.     التفويض البسيط والتفويض المركب.

يلاحظ مما سبق التنوع والاختلاف في التفويض حسب احتياجات العمل ولكن الذي يجمع بين هذا الانواع هو تحقيقها الأهداف المنشودة، وهي تنفيذ الاعمال بكفاءة وفاعلية، وتخفيف ضغط العمل عن كاهل المدير.

حيث قام (المغربي) بعرض بعض من العيوب والمساوئ التي تؤدي التفويض إلى ظهورها من بينها:

-        الحاجة إلى الوقت للتدريب.

-        الابتعاد عن الموقف العلمي.

-        تنفيذ المهام بطريقة مختلفة.

بعض تلك المعوقات التي قد تحد من إيجابيات تفويض السلطة وهي كالتالي:

1.     الشعور بالأهمية: حيث كلما زادت السلطات الممنوحة للمدير نفسه زاد إحساسه بأهميته، وكلما منح غيره بعض سلطاته قلت هذه الأهمية ربما من وجهة نظره أو وجهة نظر الآخرين العاملين معه.

2.     الفلسفة الإدارة: حيث إن مدير المدرسة قد يعتقد أن المركزية وعدم إشراك الآخرين في اتخاذ القرارات هي الوسيلة الناجحة للإدارة.

3.     الفروق الوظيفية: وهي تعود إلى:

-        أهمية القرارات حيث لا يستطيع مدير المدرسة أن يفوض اتخاذ القرارات المهمة وذات الأثر الفعال في العملية التربوية إلى أحد غيره.

-        كلما كان التنظيم المدرسي واسعاً ومعقداً مال مدير المدرسة إلى تفويض بعض سلطاته، ولكن لو كان التنظيم صغيراً ومحدداً فقد لا يجد مدير المدرسة حاجة إلى إشراك الآخرين معه.

وهذه العوامل والأسباب تكمن فيما يلي كما قاموا بتصنيفها:

أولاً: أسباب تتعلق بالمدير.

ثانياً أسباب متصلة بالعاملين المفوضين.

ثالثاً: أسباب ذات صلة بالمؤسسة التربوية. (تنظيمية).

أولاً: فيما يتعلق بالمفوض:

يمكن رصد ما يلي: حيث يرى أن (معيقات) التفويض الفعال ذات الصلة بالمفوض هي كالتالي:

-        عدم الوعي بمبادئ وفوائد التفويض: فهناك المدير الذي يفوض السلطة، ولا يهتم بكيفية ممارسة العاملين المفوضين للسلطة، ولا يحتفظ بقنوات الاتصال بينه وبين العاملين المفوضين ومن ثم يصبح التفويض فوضى.

-        الأنانية والحرص على المصلحة الذاتية: فهناك عدد قليل من المديرين يرون أن التفويض قد يتعارض مع مصالحهم الخاصة.

ويضيف (الفرا وآخرون) نقطتان كذلك كالتالي:

-        نقص المهارات التنظيمية وغياب الرؤية الحديثة للإدارة في أنها تسعى للتوفيق بين الاهتمام بالعمل والاهتمام بالعاملين معا. تخوفه من المخاطرة في تفويض السلطة.

ثانياً: فيما يتعلق بالمفوض إليه:

-        رغبة العاملين في التنصل من المسؤوليات: فهناك من العاملين من تعود على عدم تحمل المسؤولية إما لجهل أو لضعف أو لعدم الانتماء فيكفون عن العمل خوفاً من المسؤولية.

-        انخفاض مستوى الدافعية والطموح لدى العاملين: حيث توجد مجموعة من العاملين يركنون إلى الراحة وتعودوا على القرار الجاهز والمعد مسبقاً.

-        تعدد المشكلات الصحية والاجتماعية: لدى من يفوض إليه الأمر مما يجعله غير قادر على العمل أو العطاء أو تحمل المسؤولية.

-        عدم توفر القدرات اللازمة لدى العاملين المفوضين: مما يسبب لهم إحراجاً شديداً عند ممارسة التفويض نظراً لعجزهم عن أداء المهام الموكلة إليهم.

-        تعدد جهات إصدار الأوامر لدى المفوض إليهم: مما يسبب لهم الارتباك، وعدم الوضوح من المدير المباشر لهمز

-        وجود قيم سلبية: مثل الاعتمادية، والاتكالية، والسلبية، واللامسئولية الأمر الذي يعوق إحداث أي تقدم في أي مجال من مجالات التفويض.

-        كثرة أعمال المفوض إليهم: مما يجعل التفويض أمراً مثقلاً ينوء بحمله الكاهل.

ويضيف (ديسلر) ما يلي:

-        قد تكون المكافأة الممنوحة عن الوظيفة الإضافية غير كافية.

-        الخوف من انتقاد الزملاء عند اتخاذ القرارات الأخطاء.

ثالثاً: أسباب (تنظيمية) ذات صلة بالمؤسسة التربوية (المدرسة):

ومنها على سبيل المثال لا عل سبيل الحصر كما يعرضها (ابو شيخه):

تأتي (معيقات) التفويض هنا من الموقف نفسه وخصائصه المتمثلة في الاتي:

-        الاستعجال بما لا يتيح مجالات للشرح والتوضيح.

-        قلة عدد الموظفين عن العدد المطلوب للإنجاز.

-        عدم وضوح السلطات والمسؤوليات.

واشار كل من (حسن)؛ (التو يجري) إلى بعض من المعوقات كالتالي:

-        عدم استقرار طرق وإجراءات العمل، وكذلك كثرة التعميمات والأوامر والتداخل بين الموظفين في أداء العمل يؤدي إلى إعاقة تفويض الصلاحيات من قبل الرئيس للمرؤوسين في المنظمة.

مما سبق ترى الباحثة أن لمعيقات التفويض أسباب متعددة منها، رغبة المدير في القيام بالمهمة بنفسه، إما لاعتقاده انه يستطيع القيام بها بشكل أفضل من مرؤوسيه لامتلاكه المهارات والمعارف والخبرات اللازمة لذلك، وإما لنقص العمالة في المنظمة ولضعف ثقته بالآخرين، وإما لعدم وعيه بمزايا التفويض وضعف مهارته التفويضية، وإما لكل هذه الأسباب مجتمعة.

التفويض الفعال:

يوضح (المغربي) بعض العوامل الواجب مراعاتها للتفويض الفعال كالاتي:

-        تحديد النتائج المتوقع أن يصل إليها المرؤوس والأعمال التي يجب أن يلتزم بها وينفذها بشكل ملائم.

-        بيان الأسباب التي أدت إلى التفويض: بفضل أن يشرح الرئيس لمرؤوسه الأسباب وراء تفويضه القيام بالأعمال والواجبات المختلفة.

-        إعلام الغير بموضوع التفويض: يجب إن يعرف الغير ممن لهم علاقة بموضوع التفويض إن هناك مجالا معينا من الأعمال التي تم تفويضها، سواء تم ذلك من خلال الاتصالات المكتوبة أو الشفهية.

-        الاستعداد لتقبل أخطاء الآخرين فالمرؤوسين سوف لا يقومون بأداء الأعمال بنفس الكفاءة التي يقوم بها.

كما يضيف (السلمي) بعض شروط التفويض الفعال كالتالي:

-        ارتباط السلطة المفوضة بقدرات المرؤوس وخبرته: إذ لا يمكن تحميل المرؤوس أعباء ممارسة السلطة في أمور غير مدرب عليها ولا تتوفر له الخبرة بها.

-        استمرار مسئولية المدير الذي فوض السلطة إلى بعض مرؤوسيه، فهو المسئول الأول والأخير عن مباشرة تلك السلطات وما يترتب عليها من نتائج.

-        التفويض إجراء مؤقت، ومن ثم يجب تحديد المدة الزمنية التي يفوض فيها المرؤوس ببعض صلاحياته.